Privacy reglement

Easy Personeel begeleidt werkgevers bij het aannemen, managen en ontslaan van personeel. Werknemers worden begeleid bij outplacement en re-integratie. Hierbij zijn gegevens nodig die van vertrouwelijke aard zijn. De bescherming van de privacy is daarbij belangrijk. Easy Personeel gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Systemen en computers zijn goed beveiligd met passwords, om te voorkomen dat onbevoegden toegang hebben tot persoonsgegevens. Er wordt nagenoeg papierloos gewerkt. Daarmee ziet Easy Personeel er nauwkeurig op toe dat persoonlijke gegevens optimaal beschermd worden tegen onbevoegde ogen.  

 

Doel van het vastleggen van de gegevens, herkomst en beschrijving van de gegevens


Easy Personeel beschikt vaak over adres-, contact-, salarisgegevens en arbeidsvoorwaarden van medewerkers. Er is regelmatig inzage in arbeidsovereenkomsten. Ook is vaak informatie over het functioneren en de competenties van medewerkers beschikbaar. Deze informatie wordt meestal door de werkgever aan Easy Personeel beschikbaar gesteld, maar soms ook door de werknemer. Dit met als enig doel om opdrachten professioneel uit te kunnen voeren.

Ook is informatie uit persoonlijke testen beschikbaar. Deze informatie wordt in eerste instantie gedeeld met de betreffende werknemer en pas na zijn of haar akkoord met de werkgever. In het kader van de re-integratie 2e spoor heeft Easy Personeel geen beschikking over medische informatie, wel over de opgestelde FML van de bedrijfsarts en het rapport van de arbeidsdeskundige. Dit is nodig voor een optimale begeleiding naar een andere baan.

 

Beschrijving van de (type) medewerkers die toegang hebben tot de persoonsgegevens en de wijze waarop de autorisaties worden toegekend en beheerd.


Toegang tot de dossiers is voorbehouden aan medewerkers van Easy Personeel. Deze zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding. Daarnaast heeft de directie inzage in alle gegevens, maar gebruikt dit alleen als dit strikt noodzakelijk is.

De wijze waarop papieren dossiers met persoonsgegevens worden bewaakt.

Documenten worden digitaal opgeslagen. Eventueel niet digitale bescheiden worden direct na ontvangst gedigitaliseerd en vernietigd. Toegang tot de digitale bestanden is alleen mogelijk met een password.

 

Overige beschrijvingen


Wanneer de werknemer inzage wil in het digitale dossier dan kan hiertoe een afspraak worden gemaakt. Op verzoek worden correcties aangebracht. Correcties die volgens Easy Personeel niet reëel zijn, worden indien gewenst als opmerking toegevoegd aan het dossier.

Indien gegevens ter beschikking worden gesteld aan derden, wordt daarvoor voorafgaand toestemming gevraagd, voor zover vereist.

Aan de werkgever worden geen persoonlijke gegevens verstrekt tenzij dit noodzakelijk is en de werknemer daarvoor uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. Van de toestemming wordt aantekening gemaakt in het dossier.

Inzage in dossiers door certificerende instellingen geschiedt niet anders dan na goedkeuring.

Graag verwijzen wij naar onze klachtenprocedure welke evenals dit privacy-reglement.